Formularios e importación de hojas de cálculo
Cree sus propios formularios para informes de subvenciones, cifras de programas, registros de clientes y trabajo de oficina, y llénelos uno por uno o cargue una hoja de cálculo completa de una vez. Es parte de la membresía.
Los tipos de formulario
Al crear un formulario, usted elige para qué es. Esa elección define lo que puede preguntar.
- Informe de subvención: lo que informa a un financiador, como personas atendidas o dinero gastado.
- Actividad del programa: cifras y conteos de un programa. Sin nombres de clientes.
- Registro de cliente: una entrada por cliente, que se llena desde la página del cliente. Se guarda igual que el resto del expediente del cliente.
- Registros de oficina: voluntarios, donantes, inventario y cosas así.
- Formulario público: cualquiera puede llenarlo desde un enlace en el sitio de Kinshare. Nunca puede preguntar por un cliente.
- Solicitud de subvención: las preguntas que contestan los solicitantes, si ustedes otorgan subvenciones.
Solo un formulario de registro de cliente puede preguntar de qué cliente se trata. Kinshare no guarda información de salud, así que un formulario con lenguaje de salud se rechaza.
Cree un formulario
Los administradores de la organización crean formularios en la página Formularios.
- Elija Nuevo formulario, o empiece con uno de los Formularios de Kinshare para empezar con Usar este formulario. El formulario inicial se vuelve un borrador que usted puede cambiar.
- Póngale un título en inglés y en español, y elija Quién puede llenarlo.
- Agregue preguntas. Cada una necesita los dos idiomas. El español tiene que ser una traducción de verdad, no una copia del inglés.
- Revíselo con Vista previa, en cualquiera de los dos idiomas.
- Use Guardar borrador mientras trabaja y Guardar y publicar cuando esté listo.
Publicar crea una versión nueva. Las respuestas ya dadas se quedan con la versión en que se dieron, así que cambiar un formulario nunca revuelve las entradas anteriores.
Llene un formulario
- El personal abre el formulario desde Formularios y elige Guardar respuestas. El formulario queda en blanco para la siguiente entrada.
- Para un registro de cliente, abra la página del cliente, vaya a Formularios y elija Llenar un formulario. Aparece en el idioma preferido del cliente.
- Cada respuesta se puede ver, cambiar o borrar en la lista de respuestas, y descargar con Descargar CSV.
Formularios públicos
Un formulario público tiene su propia página en el sitio de Kinshare.
- Publique el formulario.
- En Enlace público, elija Activar el enlace y copie el enlace.
Cualquiera que tenga el enlace puede llenarlo sin iniciar sesión. La página muestra una línea breve sobre privacidad. Puede desactivar el enlace cuando quiera. Úselo para cosas como inscripción de voluntarios o interés en un evento, nunca para algo sobre un cliente.
Importe una hoja de cálculo
¿Ya tiene muchas entradas en Excel? Cárguelas de una sola vez en Importar hojas de cálculo.
- Elija un formulario y sus columnas. Las columnas obligatorias siempre se incluyen.
- Descargue la plantilla en blanco, en Excel o CSV. El archivo de Excel trae en una segunda hoja las respuestas permitidas de cada pregunta.
- Llénela y suba el archivo lleno: .xlsx o .csv, de hasta 5 MB y 5,000 filas. Elija Revisar el archivo.
- Revise y guarde. Kinshare muestra cuántas filas están listas y enumera cada problema por fila y columna: una respuesta que falta, una fecha que no puede leer, una opción no permitida, etc. Corrija el archivo y súbalo otra vez, o guarde las filas buenas y deje fuera las demás.
No se guarda nada hasta que elige Guardar. El archivo que subió se borra cuando guarda o cancela, y en todo caso dentro de 24 horas. El registro de que hubo una importación, con sus cifras, se guarda 30 días en Importaciones recientes.
En un formulario de registro de cliente, cada fila identifica al cliente con la referencia que su organización usa para él. Una fila que no coincide con ningún cliente, o con más de uno, aparece como problema. Kinshare también rechaza filas con datos que nunca guarda, como números de identificación o de cuenta.